Die Hacker School gGmbH stellt gerade ihre gesamte Organisation auf Microsoft Dynamics um. Wir begleiten das Vorhaben Schritt für Schritt, und ein wichtiger Teil ist jetzt abgeschlossen: Das Fundraising ist von Salesforce in die neue Umgebung umgezogen.
Das Besondere daran: Der Datenumzug war erst der zweite Schritt.
Was Dynamics nicht mitbringt
Das Fundraising-Team arbeitet vor allem mit Förderungen. Zu jeder Förderung gehören Fördermittelgeber:innen, ein Förderzeitraum und verschiedene Deliverables, die damit verbunden sind. Wer im Team wissen will, was bei welcher Förderung als Nächstes fällig ist, braucht genau diese Verbindungen.
Diese Abläufe bringt Dynamics nicht von Haus aus mit. Kontakte und Organisationen lassen sich sofort anlegen, eine Förderung mit Laufzeit und Pflichten gegenüber der Geldgeberseite dagegen nicht.
Warum nicht einfach die Daten rüberziehen
Der kürzere Weg hätte so ausgesehen: Daten aus Salesforce exportieren, in Dynamics importieren, fertig. Die Förderungen wären dann irgendwo gelandet, in Notizfeldern, in zweckentfremdeten Standardfeldern oder in einer Tabelle neben dem System. Das Team hätte am ersten Tag mit einem System gearbeitet, das seine Arbeit nicht kennt, und sich Umwege gesucht.
Eine Migration überträgt Daten in ein Zielmodell. Gibt es dieses Modell noch nicht, legt der Import fest, wie es aussieht. Diese Entscheidung gehört aber den Menschen, die danach mit dem System arbeiten.
Wie wir vorgegangen sind
- Förderlogik entwickeln. Mit dem Team haben wir geklärt, wie eine Förderung bei ihnen aufgebaut ist und was daran hängt. Daraus ist das Modell in Dynamics entstanden.
- Implementieren und testen. Das Modell haben wir in Dynamics umgesetzt und mit Testfällen durchgespielt.
- Mit dem Team abstimmen. Das Team hat das System ausprobiert, bevor echte Daten darin lagen. In dieser Phase kostet eine Änderung wenig, weil noch keine Daten daran hängen.
- Migrieren. Erst als das Fundament stand, haben wir die Daten aus Salesforce übernommen, direkt in die passenden Strukturen.
Das Ergebnis
- Alle Förderdaten sind vollständig und sauber migriert.
- Das System ist auf die Abläufe des Teams zugeschnitten.
- Das Team arbeitet vom ersten Tag an produktiv damit.
Was wir mitnehmen
Eine gute Migration beginnt nicht beim Datenexport, sondern bei der Frage, wie die Menschen danach arbeiten wollen. Bei einem CRM-Wechsel heißt das für uns: erst das Zielsystem so bauen, dass es zur Arbeit passt, dann umziehen. Wie wir solche Vorhaben grundsätzlich anlegen, steht in Beraten, umsetzen, betreiben.
Danke an das Team der Hacker School gGmbH für das Vertrauen und die Zusammenarbeit. Wir freuen uns auf die nächsten Etappen.
Wann ihr das nicht braucht
Wenn euer neues System eure Abläufe schon kennt, etwa weil ihr zwischen zwei Lösungen derselben Art wechselt, reicht oft eine saubere Zuordnung der Felder. Und wenn es nur um ein paar hundert Datensätze geht, die ohnehin bereinigt werden müssen, ist Abtippen manchmal schneller und günstiger als ein Migrationsprojekt.
Wo Förderungen, Spenden oder andere Abläufe im Spiel sind, die ein Standard-CRM nicht kennt, lohnt sich die Reihenfolge.