Der November hat in vielen gemeinnützigen Organisationen seinen eigenen Rhythmus. Verwendungsnachweise wollen geschrieben werden, das Budget fürs nächste Jahr nimmt Form an, und irgendwo dazwischen steht die Frage, ob alle Mittel wie geplant eingesetzt sind.
Was uns daran jedes Jahr beeindruckt: Mit wie viel Sorgfalt die Teams das neben ihrer eigentlichen Arbeit stemmen. Denn eigentlich wollen sie Projekte umsetzen und nicht Belege sortieren, zuordnen und gegen die geplanten Budgets rechnen.
Nicht erst im Frühjahr anfangen
Die Mittelabgrenzung landet oft erst auf dem Tisch, wenn der Jahresabschluss ansteht. Ein erster Blick lohnt sich aber schon jetzt, mit einer einzigen Frage:
Welche Fördermittel sind bereits eingegangen, werden aber erst im nächsten Jahr verwendet und müssen daher abgegrenzt werden?
Typische Kandidaten sind Förderungen, deren Bewilligungszeitraum über den Jahreswechsel läuft, und Vorauszahlungen für Projekte, die erst im neuen Jahr richtig starten. Für den Anfang reicht eine einfache Liste: je Förderung der Betrag, der in diesem Jahr eingegangen ist, was davon bis Ende Dezember voraussichtlich ausgegeben ist, und der Rest, der ins nächste Jahr wandert.
Was auf dem Konto steht, ist nicht das Ergebnis
Wer das jetzt sortiert, bekommt ein realistisches Gefühl für das Jahresergebnis und erlebt bei der Erstellung des Jahresabschlusses keine Überraschungen. Ein auf dem Konto sichtbarer Überschuss ist eben oft gar keiner, sondern schlicht Geld, das schon fest für die Ausgaben im nächsten Jahr eingeplant ist.
Die Liste hilft auch bei der zweiten Aufgabe im November. Die Mittel, die ins nächste Jahr wandern, gehören in das Budget, das gerade Form annimmt.
Wobei wir unterstützen
Den Jahresabschluss erstellt eure Steuerberatung. Wir sorgen dafür, dass Fördermittel, Projekte und Budgets in der Buchhaltung so abgebildet sind, dass sich solche Fragen mit wenigen Klicks beantworten lassen. Mehr dazu auf unserer Seite zu Finance & Controlling.
Wie eine Förderlogik aussieht, die von Anfang an mitgedacht wird, zeigt der Beitrag Erst die Förderlogik, dann die Daten.